TO、CC、BCCの使い分け

2011-12-21

皆さんこんにちは。今回は、TO、CC、BCCの使い分けについて説明していきたいと思います。

TO、CC、BCCにはそれぞれ次のような意味があります。

TO(宛先) 本命のやり取り相手。
CC 「TO(宛先)の人に送ったので念のため見てくださいね」という意味
BCC 本命には内緒でお知らせ。(BCCの)アドレスが見えないように連絡する場合

TO・CC・BCCともに、複数のアドレスを入力することが可能です。
アドレスとアドレスの間を「,(カンマ)」「;(セミコロン)」で区切りましょう。

Toの使い方

・当事者
・返信義務○

送信相手が1人の場合。または同等に送りたい相手が複数いる場合。
TOに複数のアドレスを記入すると、受信者は誰が返事するべきか迷うときがあるので、相手がはっきりしている場合は最も送りたい1人のアドレスだけにしておくのがよいでしょう。

CCの使い方

・他の人にも知らせたい(上司など)
・報告したいとき
・文中に「CC:○○様」と明記
・返信義務△

「CC」に入力したメールアドレスに、同じ内容のメールが送信されます。
「TOさんにこのようなメールを送ったということを、Ccさんも理解しておいてくださいね」という意味で使われます。
TOさんも、「CCさんにこのメールが送られた」ことが分かるので、上司や同プロジェクトの人などをここに入れておけば、「CC(上司等)さんなどもこのメールを確認している」という意思表示になり、受信者も安心するという効果があります。
そのため、返信する必要はありませんが、確認の必要はあるといえるでしょう。
<注意点>
CCに入力されたアドレスは、TO、CC、BCCの受信者全てに知られてしまいます。個人情報の流出、ということにもなりかねないので、面識のない人同士に一斉送信する場合、基本的には「CC」は使用しない方が良いでしょう。
また、使用時は文中に「(CC:○○様)」と明記しましょう。
(序列がわからない場合は、その仕事に関係が深い順番、もしくは50音順など説明がつく法則を取り入れるとよいでしょう。)
Toさんが、CCがいると気がつかず、内密な内容を返信してしまうということも考えられます。
メール受信時に一目で誰が受信しているのか分かれば、トラブルも防げます。
CCで届いたメールに返信する場合、「全員に返信するべき内容」か「送信者にのみ返信」するべきかをよく考えてから返信しましょう。不必要なメールを送ることは相手にとって迷惑になります。共有すべき情報ならば「全員に返信」そうでない場合は「送信者にのみ返信」しましょう。

BCCの使い方

・取引先へのメールを上司に念のため見せておきたいとき
・面識が受信者同士無い、複数の相手にメールを送る場合(文中に「一斉配信のためBCCで失礼します」)
・返信義務△

「CC」と同様に「BCC」に入力したメールアドレスにも、同じ内容のメールが送信されます。
「CC」との違いは「BCC」に入力されたメ-ルアドレスは受信者には表示されないので、他の人にメールが見られていると分かりません。
受信者へ他の受信者がいることや、他の受信者のメ-ルアドレスがわからないようにする場合は、「BCC」欄を使用します。
基本的には受信者同士の面識がない場合は、BCCを使った方が良いです。
BCCの受信者は「他の誰に送ったか」がわからないため、たとえばアドレス変更時のお知らせなど、複数の面識がないもの同士に送りたい時に、アドレスを漏らさず一斉送信をすることができます。
その場合、文中に「一斉配信のためBCCで失礼します」と記入しておくと良いでしょう。

間違えると怖いけれど、使うととっても便利なCC・BCC。皆さんもぜひ使ってみてくださいね。


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