Archive for the ‘メール’ Category

Gmailで使える便利な検索コマンド

2014-03-04

Gmail検索コマンド

多くの人が使っているGmail。

日々いろいろなメールを受信している人ならば、「あのメールはどこいったんだっけなー」とか、「あの添付ファイルのメールはどれだっけ・・・」とか、たくさんあるメールの中から条件を絞って検索したいときがあると思います。

そんなとき便利なのが「検索コマンド」。
Gmailには便利な機能がたくさんあります。今回はその中でも特に使えそうなものをピックアップしてご紹介します。

通常検索

“打ち合わせ”
“打ち合わせ 2月”

標準の検索方法。
もちろんスペースでAND検索も可能

差出人・宛先検索

from:湯川
from:
to:
to:

from:やto:の後に名前をそのまま入れるか、メールアドレスも可能。

CCやBCC

cc:名前
cc:

CCやBCCも使えます。

ステータスの検索

・スター
is:starred
・未読
is:unread
・既読
is:read
・チャット
is:chat

状態での検索。
あらかじめ☆を付けておいたものを検索するときなどに。

「has:attachment」で添付ファイルのみ表示

メールに添付ファイルがあるものだけを表示する方法から。

「has:attachment」と入力すれば、添付ファイルだけを抽出してくれます。
見落としがちな添付ファイルをすべてチェックする時に役立ちます。

「filename:」で添付ファイル検索

添付ファイルを調べるときは、「filename:」を使いましょう。

ファイル名に「iPhone」を含むものだけを表示したい時は「filename:iPhone」、Word文書だけを抽出したい場合は「filename:doc」を入力してみてください。
それぞれフィルターのかかった検索結果を返してくれるはずです。

「is:unread」で未読メール

未読メールだけ溜まってしまうことも多いと思いますが、「is:unread」と入力すれば未読メールだけを表示してくれます。

未読メールだけを表示した状態ですべてのメールにチェックを入れれば、一気にメールを既読にできて便利です。

「is:chat」でGoogleチャット履歴表示

Googleチャットの履歴は左カラムの「開く」の中にあるので、過去のチャットを探すのはちょっと面倒。

しかし検索窓に「is:chat」と入れればチャット履歴をすぐに検索できます。
Googleチャットをよく利用する人にとってはこのコマンド(演算子)は使えるのでは?

「after:」で特定の日以降のメールを抽出して表示

〇〇年の△月以降というように、特定の期間のメールを抽出する場合は「after:」を使ってください。
形式は「after:2011/07/07」です。これでメールの表示結果に時間のフィルターをかけることができます。
特定の日以前を検索する場合は「before:」が使えます。
なお、日本標準時と時差があるためか日本時間とフィルターされる時間には時差があるようです。

・以前
before:2013/01/01
・以後
after:2014/01/01

期間限定での検索をする際に。

「subject:」で指定した件名を検索

件名だけを調べたいということはよくあると思います。「subject:」を使えば件名だけを調べることができ、「重要」や「回答」といったメールだけを表示できます。ラベル機能だけではなかなか抜け漏れを防げない、という人にぴったりのコマンド(演算子)です。

「‐(ハイフン)」で、特定の語句を除外

Google検索などでお馴染みの‐(ハイフン)。もちろんGmailでも活躍してくれます。例えば「staff -visitor」と検索すれば、staffという語が含まれるがvisitorという語は含まれないメール文だけを抽出してくれます。

  

応用編

コマンドの組み合わせ

これらのコマンド(演算子)を組み合わせて使うこともできます。例えば、

「件名に『参加』という語句が含まれるもののうち、送信者がsample@gmail.comであるものを除いたもの」
「subject:参加-from:sample@gmail.com」

キーワードのグループ化

さらに複数の条件をグループ化して検索することも可能。
キーワードをグループ化するにはカッコを使います。

「(is:read subject:参加)-from:sample@gmail.com」
→既読で件名に「参加」が含まれるもののうち、送信者がsample@gmail.comを除いたもの が表示されます。

キーワードやコマンドをグループ化してファイル検索も。

filename:(.jpg OR .jpeg OR .jpe)
→ 複数あるJPEGの拡張子を入れることで、全てのJPEG画像を検索。

OR検索AND検索

from:a@email.com OR from:b@email.com
→送信者が「a」もしくは「b」どちらかに当てはまるメールを検索

from:c@email.com AND has:attachment
→送信者が「c」で且つ添付ファイルがあるメールを検索

ここで紹介したもの以外にも、まだまだたくさん演算子は存在します。Gmailを頻繁に使うという人はGmailのヘルプも参考にするとよいでしょう。
Gmail ヘルプ

その他、Gmailの便利な使い方は以下の記事でも紹介されています。
Gmailで使用可能な別名アドレス(エイリアス)

ビジネスメールで思わずやってしまいがちなミス ~TO、CC、BCC~

2014-02-16

思わずやってしまいがちなメールミス

毎日何通も送るビジネスメール。気をつけていても、ミスしてしまった経験がある人も多いでしょう。
実際、社会人2年目のわたしでもたまにミスしてしまうことがあります。

今回は、思わずしてしまいがちなメールのミスをご紹介します。
これを読んで同じ的外をしてしまう人が少しでも減ってくれれば幸いです。

  

【1】「TO」「CC」「BCC」の使い方を間違える

BCCとCCの違いが分かっていなくて、ずっと使い方を間違っていた…
メール独自の機能の使い分けができず、ミスしてしまったパターンです。

これはさすがにやってしまったことはないですが、普段からメールを送りなれていない方は要注意です。
特に、BCCとCCを間違えると、他人のメールアドレスを関係のない人にばらまいてしまい、個人情報流出ということにもなるので、しっかりと確認しましょう。

TO、BCC、CCを使い分ける

メールを作成するとき、送信先のメールアドレスは、「TO(宛先)」欄に入力するのが基本です。しかし、この「TO」と、「CC」「BCC」を上手く使い分けると、メールの重要度や知人のメールアドレスの情報保護などに配慮したメールの送信ができます。

ここでは、簡単にCC、BCCがどんなものか改めて説明します。
使い分けについては、過去の記事で詳しく紹介していますので、詳しくは以下をご覧ください。
TO、CC、BCCの使い分け

CC

※「CC」とは写しを送る送信先(Carbon Copyの略)

宛先の方へメールをお送りした内容について
・他の人にも知らせたい(例えば上司など)
・同時に報告したい

という場合に「CC」を使います。

CCの場合は「TOの○○さんに送った内容をCCの××さんも理解しておいてください」という意味になります。
この場合、返信の義務はありませんが、CCに入れられた相手にも確認の義務はあるといえます。

★本文の宛名に名前を書きましょう
文中に「CC:○○様」と明記しましょう。

受信者が、CCがいると気がつかず、個人的な内容を書いて返信してしまったというトラブルもあります。
メールを受け取った時に、自分のほかに誰が受信しているのかが明確だと、トラブルも防げます。

連絡のメールなどを複数人に送りたいとき、「TO」や「CC」に相手のメールアドレスを入力することで、一括送信することができます。しかし、メールを受け取った側からすると、開いたときに他人のメールアドレスが並んでいて、見にくくなってしまいます。それだけではなく、送った相手のメールアドレスがわかってしまいます。

そこで、相手に送信先のアドレスを見られないようにするのが「BCC」です。知人や友人同士であれば「CC」でもかまいませんが、仕事上の連絡などの場合は、BCCを使って複数の宛先でも他の人にわからないようにするのがマナーです。

BCC

「BCC」は他の送信者に隠して写しを送る送信先(「Blind Carbon Copy」の略)。

「BCC」に入力されたメ-ルアドレスは受信者には表示されません。
受信者へ他の受信者がいることや、他の受信者のメ-ルアドレスがわからないようにする場合は、「BCC」欄を使用します。

・取引先へのメールを上司に念のため見せておきたいとき
・面識がない複数の相手にメールを送る場合はBCCを使う

 ※その場合は、「一斉配信のためBCCで失礼します」と一言入れた方が親切です。

  

【2】「CC」「BCC」を入れ忘れる

そもそもBCCやCCにメールアドレスを入れ忘れるというパターン。このうっかりミスが意外と克服できない・・・。
これではせっかく使い分けができていても全く意味がありません。

送る内容のメールによって、「このプロジェクトはあの人も関わっていたからCCに入れておこう、あの人は関係していないから入れなくていいや。」というようにBCCやCCに入れる上司や同僚が変わってくると思います。

そんなとき、つい入れなくてはいけない人を忘れてしまう、余計な人にも送ってしまうなんてことがおきてしまうことも。

送りなれているとついつい確認不足になってしまったり、複数のメールソフトを使い分けしていると使い勝手の違いから忘れてしまったり・・・慣れや多少の環境の違いによって起きてしまう可能性があります。

そんなことが起こらないように、必ず送る直前に最低3回はあて先が間違っていないか、BCC、CCに入れ忘れがないか確認するクセをつけましょう。それでも不安なら4回、5回と何度もしつこく確認すればよいのです。

このほか、件名の入れ忘れや宛名の間違い、ファイルの添付忘れ、誤字脱字、説明不足など、メールをひとつ送るだけでも、色々と確認すべきことがあります。

自分の作成したメールが本当に合っているのか不安な場合は他の人にいったん下書きメールを送って確認してもらうとよいでしょう。
そのメールを受け取った人の客観的な意見をもらえば事前に上記にあげたミスを防ぐことが出来ます。
手間は増えますが、間違いだらけのメールを送ってしまうよりよっぽどいいです。

TO、CC、BCCの使い分け

2011-12-21

皆さんこんにちは。今回は、TO、CC、BCCの使い分けについて説明していきたいと思います。

TO、CC、BCCにはそれぞれ次のような意味があります。

TO(宛先) 本命のやり取り相手。
CC 「TO(宛先)の人に送ったので念のため見てくださいね」という意味
BCC 本命には内緒でお知らせ。(BCCの)アドレスが見えないように連絡する場合

TO・CC・BCCともに、複数のアドレスを入力することが可能です。
アドレスとアドレスの間を「,(カンマ)」「;(セミコロン)」で区切りましょう。

Toの使い方

・当事者
・返信義務○

送信相手が1人の場合。または同等に送りたい相手が複数いる場合。
TOに複数のアドレスを記入すると、受信者は誰が返事するべきか迷うときがあるので、相手がはっきりしている場合は最も送りたい1人のアドレスだけにしておくのがよいでしょう。

CCの使い方

・他の人にも知らせたい(上司など)
・報告したいとき
・文中に「CC:○○様」と明記
・返信義務△

「CC」に入力したメールアドレスに、同じ内容のメールが送信されます。
「TOさんにこのようなメールを送ったということを、Ccさんも理解しておいてくださいね」という意味で使われます。
TOさんも、「CCさんにこのメールが送られた」ことが分かるので、上司や同プロジェクトの人などをここに入れておけば、「CC(上司等)さんなどもこのメールを確認している」という意思表示になり、受信者も安心するという効果があります。
そのため、返信する必要はありませんが、確認の必要はあるといえるでしょう。
<注意点>
CCに入力されたアドレスは、TO、CC、BCCの受信者全てに知られてしまいます。個人情報の流出、ということにもなりかねないので、面識のない人同士に一斉送信する場合、基本的には「CC」は使用しない方が良いでしょう。
また、使用時は文中に「(CC:○○様)」と明記しましょう。
(序列がわからない場合は、その仕事に関係が深い順番、もしくは50音順など説明がつく法則を取り入れるとよいでしょう。)
Toさんが、CCがいると気がつかず、内密な内容を返信してしまうということも考えられます。
メール受信時に一目で誰が受信しているのか分かれば、トラブルも防げます。
CCで届いたメールに返信する場合、「全員に返信するべき内容」か「送信者にのみ返信」するべきかをよく考えてから返信しましょう。不必要なメールを送ることは相手にとって迷惑になります。共有すべき情報ならば「全員に返信」そうでない場合は「送信者にのみ返信」しましょう。

BCCの使い方

・取引先へのメールを上司に念のため見せておきたいとき
・面識が受信者同士無い、複数の相手にメールを送る場合(文中に「一斉配信のためBCCで失礼します」)
・返信義務△

「CC」と同様に「BCC」に入力したメールアドレスにも、同じ内容のメールが送信されます。
「CC」との違いは「BCC」に入力されたメ-ルアドレスは受信者には表示されないので、他の人にメールが見られていると分かりません。
受信者へ他の受信者がいることや、他の受信者のメ-ルアドレスがわからないようにする場合は、「BCC」欄を使用します。
基本的には受信者同士の面識がない場合は、BCCを使った方が良いです。
BCCの受信者は「他の誰に送ったか」がわからないため、たとえばアドレス変更時のお知らせなど、複数の面識がないもの同士に送りたい時に、アドレスを漏らさず一斉送信をすることができます。
その場合、文中に「一斉配信のためBCCで失礼します」と記入しておくと良いでしょう。

間違えると怖いけれど、使うととっても便利なCC・BCC。皆さんもぜひ使ってみてくださいね。

メールの宛先に要注意!?

2011-10-28
皆さんこんにちは。今日はメールを送る際には欠かせない知識「To Cc Bcc」についてお話しします。メールを送信する際に、宛先(To)にメールアドレスを入力することは当たり前ですよね?
でも他の人とも送信するメールを共有したい・・・その際に活用するのが「Cc」と「Bcc」です。
簡単に説明すると「To」は本来の宛先、「Cc」は参考に送る宛先、「Bcc」は密かに送る宛先・・・といった感じです。
では詳しく「Cc」と「Bcc」について説明します。

「Cc」→カーボン・コピー

「Cc」はカーボン・コピーの略です。
「To」に送信したい相手のメールアドレスを入力します。このメールを誰かと共有したい場合に使用するのが「Cc」です。
「Cc」に入力したメールアドレスには「To」に送信したものと同じメールが送信されます。
入力したメールアドレスは他の送信相手のメールにも表示される仕組みになっています。

例えば、AさんとBさんは同じプロジェクトに関わっています。Aさんがそのプロジェクト内容を課長に報告したいとします。
その場合、宛先(「To」)に課長のメールアドレス、そして配布先(「Cc」)にメールを共有したいBさんのメールアドレスを入力して送信します。
そうすると課長宛てにメールを送ることができ、なおかつ「Cc」に指定したBさんにも同じ内容のメールが送られます。そして課長もBさんもAさんが「To」や「Cc」に指定したアドレスを確認することができます。

「Bcc」→ブラインド・カーボン・コピー

「Bcc」はブラインド・カーボン・コピーの略です。
「Cc」と同様に「Bcc」に入力したメールアドレスにも、同じ内容のメールが送信されます。
「Cc」との違いは「Bcc」に入力したメールアドレスは、他の送信相手に表示されない点です。

例えば取引先へ送信するメールを念のため課長にも見せたい場合に、「Bcc」に課長のメールアドレスを入力することにより、取引先のお客様には「Bcc」の存在が知れることなく、課長へ同じ内容のメールが送信できる・・・といったものです。
メールアドレスは個人情報なので、他人に公開されたくない人もいます。送信する相手どうしが知り合いでない場合などは、「Bcc」で送信することをお勧めします。

いかがでしょうか?
「Cc」「Bcc」はミスをすると大惨事になります。
また企業が複数の顧客向けにメールを送信する時に、「To」に全員のアドレスを入れてしまって問題になった事例もあります。(新聞沙汰になりました)

たかがメール、されどメールです。
自分の送ったメールにより、会社の信用問題に関わる可能性も無きにしも非ずなので最善の注意をはかりましょう。

より詳しい使い分けの方法について更新しました!
下記リンクからご覧下さい。
TO、CC、BCCの使い分け

第5回 Outlook10での追加メールアカウント設定

2011-09-20

皆さんこんにちは。
第5回目となりましたアカウント設定紹介。今回のテーマは

Outlook10での追加メールアカウント設定

メジャーなメールサービスなのでご存知の方も多いのでは?
では設定方法を紹介します。

Outlookを起動します。

「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定(A)」をクリックします。

追加アカウント

「電子メール アカウント」画面が表示されます

「新規」ボタンをクリックします。

追加アカウント

「サービスの選択」画面が表示されます。

「電子メール アカウント」をクリックし、「次へ」ボタンをクリックします。

追加アカウント

各項目へ入力します。

各項目へ入力後、「次へ」ボタンをクリックします。

追加アカウント

名前:メールの受信者側に表示させる名前
電子メールアドレス:メールアドレス
パスワード:各自契約した会社のパスワード

自動でセットアップが開始されます。

開始後、しばらく待ちます。
「ネットワーク継続の確立」、「サーバー設定の検索」、「サーバーにログオンしてテストの電子メールメッセージを送信」の3項目にチェックが入ったことを確認します。
「完了」ボタンをクリック後、「電子メール アカウント」画面に戻るので、「閉じる」ボタンをクリックします。

なお、自動アカウントで上手くいかなかった場合に手動でアカウントを設定します。

手動でのアカウント設定方法

Outlookを起動します。

「ファイル」→「アカウントの追加」 をクリックします。

追加アカウント

手動設定にします。

「自動アカウント セットアップ」 画面で、「自分で電子メールやその他のサービスを使うための設定をする (手動設定)」 をクリックし、 「次へ」 をクリックします。

追加アカウント

「サービスの選択」画面が表示されます。

「インターネット電子メール」 を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

追加アカウント

必要事項を入力します。

新しいアカウント追加の画面が出ましたら、必要事項を入力してください。
※サービスプロバイダによっては、さらに詳細な設定が必要となる場合があります。その場合は 画面右下にある「詳細設定」のボタンをクリックし「インターネット電子メール設定」画面を開き必要なオプション設定を行ってください。

追加アカウント

メッセージの配信先を指定します。

「新しいメッセージの配信先」 で、追加するアカウントによって送受信されるメッセージの配信先 (保存先) を決めます。

一般的に新しいOutlookデータファイルを選択することが推奨されています。
これを選択すると追加するアカウント専用のデータファイルが新しく作成され、そのアカウントを使って送受信したメッセージが保存されます。

※なお既存のOutlookデータファイルを指定した場合、追加するアカウントを使って送受信したメッセージが指定した既存の Outlook データ ファイルに保存されるようになります。

追加アカウント

完了したら [次へ] をクリックし、設定は完了します。

是非ご活用下さい^^
次回はGoogleでの新規アカウント作成について紹介します。

第2回 Thunderbirdでの追加メールアカウント設定

2011-08-31

皆さんこんにちは。
第2回目となりましたアカウント設定紹介。今回のテーマは

Thunderbirdでの追加メールアカウント設定

パソコンを共有している場合に、メールアドレスがもう一つ欲しい・・・!と思うこともあるのでは?
そんなあなたにぴったりの記事となっております。

Thunderbirdを開きます。

「ファイル」 メニューから「新規作成」→「メールアカウント」 と選択します。
メールアカウント設定ウィンドウが開きますので、名前、メールアドレス、パスワードを入力し 「続行」 ボタンをクリックします。
すると自動的に適切なメールサーバの設定が行われます。

追加アカウント

送信サーバを追加設定します。

「ツール」 メニューから 「アカウント設定」 を選択するとアカウント設定ウィンドウが開きます。
画面を参考に左側から 「送信 (SMTP) サーバ」 を選択し、「追加」 ボタンを選択します。
(既存の送信サーバの設定を使用する場合は「アカウントの選択」へ進んでください。)

追加アカウント

項目にしたがって必要な情報を入力します。

入力後「OK」ボタンをクリックして下さい。

追加アカウント

アカウントの選択

左側から、先ほど作成したアカウントのアカウント名を選択します。
右下にある 「送信 (SMTP) サーバ」リストから使用するサーバを選択します。
「OK」 ボタンをクリックし、アカウント設定ウィンドウを閉じます。

追加アカウント

以上で設定は終了です。

是非ご活用下さい^^
次回はFacebookの新規アカウント作成について紹介します。

© 2009 山梨県パソコン入門書 ホームページ執事(無料のパソコンオンラインスクール) Theme by ホームページデザイナー Powered by VISUAL LITERACY